湖科办发〔2016〕60号

为进一步贯彻落实中央八项规定和省委六条意见精神，规范会议的组织和管理，提高会议质量和效率，切实转变会风，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行发〔2014〕3号）等有关文件精神，结合学校实际情况，特制定本暂行办法。

一、基本原则

1.规范类别，严格审批；

2.统筹协调，厉行节约；

3.精简会议，压缩规模；

4.严格纪律，提高效率。

二、会议类型

1.学校决策性会议：校党委全委会、党委常委会是在学校党员代表大会闭幕期间学校党委议事、决策的主要形式。

2.校长办公会是学校行政落实党委常委会决定，集体研究和决策重要行政事项的会议，是校长行使职权，对学校行政事务进行管理的有效形式。

3.党政联席会议是学校党委和行政就一段时期内学校建设发展中的重大战略、重点工作的工作思路、工作方法进行研究的务虚会议，是学校党政研究工作的重要形式。

4.书记专题会是党委主要领导同志酝酿、商议、拟定学校干部工作、重大事项的主要形式。

5.全校性大会：党代会、教代会（工代会）、团代会（学代会）、科协大会等。

6.全校性工作会议：党建与思想政治工作会议、意识形态和宣传思想工作会议、人事人才工作会议、党风廉政建设工作会议、统战工作会议、预算编制工作会议、处级干部培训班、学年（学期）工作会议、教学工作会议、学生与招生就业工作会议、科技工作会议、年度表彰会议以及纪念庆祝会议等。

7.全校性工作例会：校领导就某项工作召开的工作例会，如党务工作例会、行政工作例会、教学工作例会、学生工作例会、科研工作例会等。

8.专题工作会议：学校领导或职能部门负责人研究部署某项工作而召开的专门会议。

9.各类委员会（领导小组）会议：学校正式发文成立的各类委员会或领导小组负责人召集的会议。

10.学术性会议。

11.临时性会议。

三、会议组织

1.会议组织和会务工作主要包括：拟定会议方案、准备会议材料、发布会议通知、落实会场布置、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实、归档会议材料等。

2.党委全委会、党委常委会、书记专题会由学校党委书记召集并主持召开；校长办公会由校长召集并主持召开；党政联席会议由学校党委书记召集并主持召开。

党委常委会、校长办公会一般每两周召开一次，党政联席会议每季度召开一次。

决策性会议的议题安排、组织、材料准备等按照《党委常委会议事规则》、《校长办公会议事规则》执行。学校办公室负责具体的会议组织和会务工作。

3.全校性大会严格按照程序报批。会前，学校成立会议筹备领导机构和工作机构，负责会议的筹备和组织工作，会议时间不得超过2天。会议由筹备领导机构以文件形式通知，会议过程形成的各类材料由会议秘书组负责整理归档。

学校组织召开的开学（毕业）典礼、各类表彰会等全校性会议，由相关职能部门报请学校党委书记同意，相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过半天。

4.全校性工作会议经学校研究同意后，由学校党委书记或校长根据工作需要召集，由学校办公室会同相关职能部门，负责具体的会议组织和会务工作，会议时间原则上不得超过1天。

5.党务工作例会由党委书记或委托副书记召集相关党务部门主要负责人，或根据工作需要党务部门主要负责人和各党总支书记参加；行政工作例会由校长或委托副校长召集各行政处室主要负责人，或根据工作需要行政处室主要负责人和各教学院院长（或校级科研单位主要负责人）参加。其他全校性工作例会由分管校领导召集相关部门（单位）分管负责人参加。

党务工作例会由党委组织部和学校主体办协同承办，一般两个月一次；行政工作例会由学校办公室承办，一般每两个月一次；教学工作例会由教务处承办，一般每个月一次；学生工作例会由学工部（处）承办，一般每两周一次；科研工作例会由科研处承办，一般每个季度一次。承办单位负责具体的会议组织和会务工作，会议时间原则上不得超过半天。

6.由学校组织召开的专题研究和布置某一方面工作的全校性会议，应由相关职能部门报请分管领导及党委书记同意。与会人员范围由职能部门商请分管校领导确定。职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间原则上不得超过半天。

7.学校各类委员会和非常设领导机构的会议，经学校分管领导同意后，由相应的委员会主任委员或领导小组组长召集，委员会或领导小组下设办公室所在部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过半天。

8.学校主办或承办的涉及校外单位参加的学术会议、工作会议、培训会议等，由学校分管领导向学校党委常委会、校长办公会报告并经会议批准后方可召开，若需上级主管部门批准的还需报经上级主管部门批准后方可召开。会议成立由校领导担任负责人的会议筹备工作机构，并制定会议筹备组织工作方案。根据会议内容由相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间一般不得超过2天（上级部门确定会期的除外）。学校主办或承办的在校召开的国际会议，需严格执行国家关于在华举办国际会议的有关管理规定，按外事审批程序上报，由学校外事办具体负责落实申报。

9.各二级单位主办或承办的涉及校外单位参加的学术会议、工作会议、培训会议等，应严格遵守学校相关规定，并提前向分管校领导报告并获准后方可召开。如果涉及国（境）外单位或人员参加，须同时报请学校党委书记或校长同意后，严格执行国家关于在华举办国际会议的有关管理规定，按外事审批程序上报请示，会同学校外事办等相关部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过2天。

10.学校组织召开的上级领导来校视察工作汇报会、调研座谈会等全校性专门会议，由相关部门报请学校党委书记同意，相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间视具体情况而定。

11.临时紧急会议（如传达上级精神、部署紧急工作、干部民主推荐等），分管校领导召集的，由相关职能部门报请学校分管领导、校长及党委书记同意，相关职能部门负责具体的会议组织和会务工作，会议时间不得超过半天。

四、会议管理

1.学校会议归口学校办公室管理、协调。未经批准，任何单位和个人不得以学校名义召开会议；未经批准或授权，校外单位、机构、公司、团体和个人不得使用校内场所举行会议和活动。

学校办公室负责每年度全校会议的汇总和统筹，制定“湖北科技学院一年重要会议（活动）早知道”。学校办公室负责会议经费管理，会议承办部门在学校进行经费预算时提出第二年重要会议计划，并报送会议预算。“湖北科技学院一年重要会议（活动）早知道”，经费预算经校长办公会拟定，报党委常委会审议后执行。

学校办公室负责落实每周会议安排。相关承办单位应在每周星期五上午下班前向学校办公室书面报送下周会议安排建议；超过时间未报学校办公室的会议（临时紧急会议除外），原则上不安排在下周召开。

2.会议实行申报制和审批制。根据会议类别由相关部门负责申报、提交审批。申报会议格式包括：会议主题、参会人员及人数、主持人、承办部门、会议目标、会议效果、领导审批等。学校会议原则上安排在校内召开，提倡少开会、开短会、套开会。

3.严格控制与会人员范围。校领导参加校内各类会议与活动，由学校办公室统筹协调安排。学校党委书记和校长一般不参加由部门组织的非全校性校内会议和活动。召开某一方面工作的会议，一般由分管校领导参加。职能部门举行的工作会议，一般不得要求二级单位正职参加，只安排二级单位分管该项工作的副职或科长（主任）参加。

五、会议准备与服务

1.制定会议方案。会前围绕“开什么会、谁来主持、哪些人参加、议程怎样设置、达到什么目的”等会议要素，由会议承办部门制定详细的会议方案。会议主题要鲜明、目的要明确。

2.会前调研协商。需提请学校党委常委会、校长办公会议讨论决定的会议事项，党委常委或分管校领导会前应组织汇报单位、参与单位充分协商，提出建议方案。

3.落实会务事项。会议承办单位按照审批的会议方案，落实会议时间、场地，及时通知参会人员，提前邀请与会领导和嘉宾。协调有关部门周密布置好会场（包括提前开门，座签、座位安排，会场卫生打扫，茶水准备，音响、灯光、多媒体调试等）。

4.做好会中服务。会议承办部门负责会议签到、分发会议材料；维持会场秩序，做好会议记录；协调做好摄影、摄像、录音和茶水、安全保卫、保密工作、医疗保障、紧急情况处理等服务工作。

5.会后整理归档。会议承办部门要及时编写会议简报、新闻报道，整理会议纪要；整理会议材料并归档，涉及校外领导和专家参加的会议，应整理通讯录，并做好后续服务、联络工作。要协调有关部门及时清理会场，搞好会议厅（室）卫生。

六、议项落实与督办

1.会议承办单位要根据会议纪要和领导指示，将会议决定事项落实到具体单位、承办人员，限时办结，并适时向会议主持人报告落实情况。

2.根据会议安排应及时向二级单位传达的，应第一时间传达到位，并及时反馈落实情况。

3.对党委全委会、党委常委会、校长办公会和主要领导召集的专题会议形成的决议，由学校办公室进行专项督办。学校办公室对会议决定事项逐一分解，形成任务项目，明确责任单位、责任人，确定完成时限和办结的成果形式，并实时跟踪反馈，直至项目办结归档。

4.学校办公室下发的《督办通知单》完成情况，作为每年年终二级单位综合目标绩效考评的重要内容，与单位评先和绩效工资总量挂钩，与单位负责人、具体承办人年度考核结果和绩效工资挂钩。

5.各二级单位要切实加大对会议确定事项和安排部署的工作任务的落实力度，确保政令畅通、令行禁止。要把政策是否落实、工作是否推进、师生是否满意作为工作贯彻执行的标准，而不简单以是否发文和开会为标准。

七、会议纪律

1.落实会议通知。各单位负责人、综合办公室主任及相关人员，要及时关注学校OA系统、即时通讯平台发布的会议信息，并及时通知本单位的与会人员按时参加会议，做好会议回执，以便提前做好会务安排。收到会议通知但未通知到位的，要进行追责。

2.实行会议签到。会议承办单位负责会议考勤。参会人员应按会议通知要求提前进入会场。全校性会议，一般提前15分钟入场；一般性会议，提前5分钟进入会场。与会人员签到并按指定座位就座。未签到视为缺席，按旷工计算；会议迟到（早退）者，按工作日考勤迟到（早退）1次计算，扣发相应绩效工资。

会议承办单位在会后1天内将会议考勤结果报送学校纪委监察处，学校纪委监察处每月汇总并公布会议考勤结果。对考勤结果有异议的，由会议承办单位负责核实或更正。会议考勤结果作为部门（单位）综合目标绩效考评、领导干部履行职责情况考核的内容之一。

3.严格请假审批。参会人员不得无故旷会。确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的，除按学校人事管理制度和干部外出报备制度办理相关手续外，还必须向会议主持人请假，并报会议承办单位备案，否则视为缺席会议。

明确由各部门（单位）党、政正职参加的会议，原则上不得派副职代替参加；正职确因教研活动或其他特殊情况不能参加的，需报会议审批人同意后，方可派副职参加。未明确必须由各部门（单位）正职参加的会议，正职因特殊情况不能出席者，可派副职参加。

会议要求有关经选举产生的代表参加的，不得由他人代替参加。由学校党委、行政任命的各委员会、领导小组会议，原则上不能派人代替参加。

4.维护会议秩序。会议期间将手机调至静音或振动状态，集中精力开会，不开小会，不做与会议主题无关的事情。会议期间，严禁在会议室内吸烟。

根据会议议程安排发言的，按会议要求做好充分准备；有书面材料的，发言不照本宣科，条理清楚，重点突出，言简意赅。汇报要尽可能简明扼要，时间一般不超过5分钟；需印发会议材料的，原则上应提前3天（特殊情况至少提前一天）将会议材料送达参会人员手中，会上一般不再印发文字材料。

5.遵守保密规定。参会人员要按照《保密法》和学校保密工作规定的有关要求，做好保密工作。在讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等，不得提前泄露。妥善保管会议材料，如明确要求会后回收的，应及时交还会议工作人员。

八、本办法自发布之日起施行，由学校办公室负责解释

附件1：会议材料归档目录

附件2：湖北科技学院会议审批单

附件1：

会议材料归档目录

1.会议审批单

2.会议组织方案

3.会议材料

4.会议通知、会议通知单

5.会议签到单

6.会议记录

7.会议纪要

8.主要领导会议讲话整理稿

9.新闻报导通稿

10.校外领导专家通讯录