关于建立和完善全校办公室系统
进一步加强和改进办公室工作的通知
（咸学院办发【2009】14号）
校内各单位：
学校办公室和各部门综合科、院部综合办公室是学校管理工作中的枢纽和桥梁，在为师生服务、为教学科研服务和领导工作服务方面发挥着重要的作用。
经过学校机构改革，各单位办公室（综合科）已基本建立。为进一步做好新形势下的办公室工作，健全管理体制，理顺运行机制，加强信息沟通，强化工作纪律，提高管理水平和效益，现就进一步加强和改进办公室有关工作通知如下：
一、理顺工作机制。学校办公室是各院部综合办公室、职能部门综合科的业务指导部门，对各综合办公室（综合科）的工作开展检查、考核、指导，对各综合办公室（综合科）工作人员进行业务考核评定，并列入其年终考核等级评定。
二、加强办公室队伍建设。各部门、院部要在组织人事部门的支持下，配齐配强办公室工作人员，并保持相对稳定。各院部、部门确需调整办公室人员的，必须报请组织人事部门批准，并报学校办公室备案。要强化办公室人员的培训提高，学校办公室、网络管理中心、档案馆等单位联合建立文秘人员、信息员、档案员培训制度，促进办公室队伍建设的经常化、制度化。各单位要积极选派办公室人员参加学校统一组织的各项业务培训，也可自行选派人员外出通过参加业务培训，提高办公室人员素质。
三、改善办公室工作环境。总务处、设备处、后勤服务集团等部门，要大力支持各院部、各部门综合办公室（综合科）办公条件的改善，配置必需的办公设备，为办公室工作规范高效运转提供必要的物质保障。
四、提升文秘工作水平。进一步提高文秘工作质量，全面完成本院部、部门各类文稿的起草、校对、审核。配齐收文、发文、来电、来函、印章管理使用、来信来访登记簿。
按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的有关规定做好各类收文的签收、登记、拟办、阅批、承办、催办、存档和发文的拟稿、会签、核稿、签发、印制、发送等工作。
全面落实公文、信函归口办理制度，涉及安全、信访、维稳等重大问题，应立即报告院部、部门负责人审批，当即拿出处理意见。凡以院部、部门名义印发的各类文稿，必须经院部、部门主要负责人审核签字并加盖单位公章。
上报学校党委、行政的文件一律先通过学校办公室统一规范处理，不得直接报送领导个人。
在学校无纸化办公系统应用初期，少数纸质文件材料仍通过公文交换站流转。要切实杜绝公文流转迟缓现象，要落实专人负责公文交换工作，各院部、部门每周二、周五为固定时间，必须在学校公文交换站领取文件，因公文流转交换不及时造成严重影响的要依据有关规定追究办公室工作人员的责任。（公文交换站地址：中心校区行政楼4008,电话：0715-8260538）
五、搞好信息调研工作。各综合办公室、综合科要围绕学校和本院部（部门）重大工作部署，深入调查研究，及时总结和反馈本院部（部门）在推进重点工作和解决热难点问题中的新措施、新进展、新经验以及教学、科研、学生管理、后勤保障、公共服务等工作中带有苗头性、倾向性的问题，对重点安全事故、群体性事件及其它敏感性问题，要按规定程序在规定时间内报送，书面报送的必须加盖单位公章，不得迟报、漏报、误报、瞒报，重大紧急信息报送不及时贻误事件处置的将依据有关规定，严肃追究有关人员的责任。要注重搜集带指导性和前瞻性的政务信息，坚持实事求是原则，喜忧兼报，不夸大，不缩小，多反映具有鲜明特色的信息。
六、加快网络信息化建设。综合办公室（综合科）要充分利用网络资源，建设好、维护好本院部、部门的门户网站。要充分利用网络，适时收集网络信息，及时向本院部、部门负责人和学校办公室、有关部门反馈。各院部、部门综合办公室（综合科）要积极参与到“咸宁学院办公自动化系统”建设之中，强力推进办公自动化工作，努力打造“数字化校园”。
七、做好来信来访工作。认真梳理和掌握师生信访动态。按照登记、转办、交办、要件呈批的程序做好来信来电登记工作。对学校领导和本院部（部门）负责人批示的信件要及时转办、催办，并慎重回复。信访工作实行首问责任制，不得上推下卸，激化矛盾，造成严重后果的要依据有关规定追究相关人员的责任。对来访师生要热情接待，作好记录，能当场答复、解决的问题，要当场答复、解决；不能当时答复、解决的，要在3日内答复，重大问题必须在5日内给予答复。（学校办公室邮箱：yb@xnc.edu.cn）
八、强化应急管理和值班工作。学校已经建立起24小时值班制度，各部门综合科必须按照学校办公室的统一布置，做好本部门值班期间的安排。节假日期间，各院部、部门负责人和综合办公室（综合科）负责人必须保持通讯24小时畅通。重大时期，各院部、部门综合办公室（综合科）应做好24小时值班工作，按规定记好值班日志。要按规定编制好应急预案，建立专门的应急处理班子，按程序及时报送各类突发事件信息，全面提高应急管理能力。（学校24小时值班室：中心校区行政楼2楼； 24小时值班电话：0715-8144188；校园110电话： 0715-8144110、0715-8112110；学校办公室综合科电话、传真：0715-8151686；咸安校区行政服务中心电话：0715-8319290；咸安校区保卫24小时值班电话：0715-8338000）
九、大力推进校友工作。各部门、院部要站在学校建设和发展的高度，深刻认识新形势下的校友工作。要积极参与到学校校友会、各地方校友分会、各院部校友分会的筹建工作之中，加强和校友的联系，做好在应届毕业生中发展校友联络人的工作，推动校友工作持续、健康、快速发展。（学校校友会筹建办公室，电话：0715-8338004）
十、建立健全工作制度。学校办公室、网络管理中心、档案馆要建立健全办公室工作年度考核制度，并纳入学校年终对各部门、院部的考核评比之中。
各院部、部门应参照学校办公室有关规章制度，建立健全综合办公室（综合科）岗位职责、公文处理、目标管理、议事规则、行政接待、财务管理等规章制度，提高管理的规范化、制度化。
各院部、各部门要切实加强对综合办公室（综合科）工作的领导，把办公室工作纳入重要议事日程，并明确一名领导分管综合办公室（综合科）工作，经常听取工作汇报，交任务、压担子、教方法，及时解决存在的问题，提升工作水平，增强综合办公室（综合科）工作的规范性、科学性、实效性。
