湖北科技学院电子公文处理试行规定

（湖科办发〔2012〕11号）

一、总 则

第一条 为规范湖北科技学院电子公文运行管理，促进学校电子化办公的推广应用和信息资源共享,提高办公效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《电子公文归档管理办法》以及《湖北科技学院公文处理实施细则》有关规定，特制定本试行规定。

第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。

第三条 电子公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条 电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《湖北科技学院公文处理实施细则》。

第五条 秘密以上含秘密级公文不适用本试行规定。涉密公文仍采用纸质文件办理。电子公文与纸质公文使用统一的代字和序号。

二、电子公文系统管理

第六条 学校办公室是办公自动化系统推广应用的主管部门，负责指导、督促、检查校内各单位的电子公文处理工作。

第七条 我校电子公文处理通过校园网进行，电子公文处理软件目前采用江苏金智教育信息技术有限公司开发的“湖北科技学院办公自动化系统”，并负责本系统的技术支持与系统维护。

第八条 各部门、各院（部）要明确行政办公系统的分管领导，并指定一人为本部门的系统信息员（管理员），负责本部门自动化办公系统的应用，接受校级系统管理员的业务指导与管理。

三、账户和系统安全管理

第九条 学校党政管理人员以及其他有关人员（统称用户）均在本系统中享有唯一实名制账户。

第十条 系统中用户拥有的公文处理权限由学校办公室和江苏金智教育信息技术有限公司根据各用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。各单位用户如发现自己的公文处理权限不对，应立即与学校办公室联系，以便及时调整。

第十一条 各用户应妥善保护自己的账户资料。登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知各单位系统技术员找回或与学校办公室秘书科联系。

四、电子公文的办理

第十二条 全面实现电子化办公后,学校党政公文的草拟、审核、核稿、编号、复核、校核、分发、归档等办理流程均通过办公自动化系统完成。对各单位送审的纸质文稿，学校办公室核稿人员可予以退回。

第十三条 各单位草拟电子公文要严格按照国家和学校的公文处理办法、公文格式有关规定认真拟制，要切实提高拟稿质量，否则学校办公室核稿人员可予以退回。

第十四条 各单位负责人对送审公文文稿应严格把关。除受负责人委托外，不允许各单位秘书通过办公自动化系统代为签章。

第十五条 以校党委、行政名义向外和向校内行文，由主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。对送审电子公文，送稿单位的拟稿人对学校办公室核稿人负有提醒、催办的责任；对待签发的文件，学校办公室文秘人员负有提醒领导的责任。

第十六条 校内发文应在网上进行分发，一般不再另发纸质文件。上行文、平行文如需报送纸质文件，由拟稿单位通知学校办公室文印负责纸质文件的印制、用印，拟稿部门自行报送。

第十七条 为保证公文处理的快捷性，有关人员原则上至少每天上下午两次进入系统查看有无需要自己处理的事宜。

五、电子公文的效力

第十八条 学校党政对外发文的报送采用纸质形式，办理过程仍通过办公自动化系统完成。

第十九条 校内自动化办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

第二十条 各单位可自行从办公自动化系统中下载公开发布的公文为纸质版形式，具有与原纸质公文具有同等效力。

六、其 他

第二十一条 在校内将逐步停止使用纸质形式办理。

第二十二条 各单位的领导和工作人员应充分认识电子公文处理工作的重要性，积极参加学校组织的电子公文系统操作培训，努力提高运用电子公文系统处理公文的能力。要把运用电子公文系统的能力作为对干部的基本素质要求纳入能力考核范围。

第二十三条 办公自动化系统必须严格遵守《互联网信息服务管理办法》。

第二十四条 本试行规定的解释权在学校办公室。