湖北科技学院公文处理实施细则（修订）

（湖科院办发〔2012〕9号）

一、总则

第一条  为进一步加强学校党政机关公文处理的规范化、制度化和科学化建设，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《湖北省人民政府办公厅公文运转规则》的规定，结合学校实际，制订本实施细则。

第二条  公文处理包括公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  学校公文的处理工作由学校办公室负责，其他各职能处室相互协调、密切配合，切实保证公文处理及时、准确、安全、保密。

二、公文版头与发文代字

第四条  学校公文的用纸采用A4型纸，版头形式为：

（一）公文式：发文机关标识为“中共湖北科技学院委员会文件”、“湖北科技学院文件”的版头，其上边缘至版心上边缘为25mm的用于下行文，其上边缘至版心上边缘为80mm的用于上行文。

（二）信函式：发文机关标识为“中共湖北科技学院委员会”、“湖北科技学院”的版头，其上边缘至上页边的距离为30mm的用于平行文。会议纪要要用信函格式。

（三）发文机关标识为“中共湖北科技学院委员会  湖北科技学院办公室文件”的版头（上边缘至版心上边缘为25mm）分别用于印发经校党委、校行政授权的，以学校办公室名义下发的公文。

第五条  学校公文的发文代字为：

（一）“湖科党发”用于校党委向下行文；“湖科党文”用于校党委向上行文；“湖科党函”用于校党委对外平行文。

（二）“湖科发”用于校行政向下行文；“湖科文”用于校行政向上行文；“湖科函”用于校行政对外平行文。

（三）“湖科办发”用于学校办公室对内行文。

（四）校内其他部门需以校党委、校行政名义下发的公文，其发文代字由“湖科+类别”组成，如“湖科党组”、“湖科党宣”、“湖科教”、“湖科学”等。

（五）“湖科党委会”、“湖科行政会”分别用于学校党委会议纪要、学校行政会议纪要。

三、公文种类与行文规则

第六条  校党委行文使用决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等文种；校行政行文使用决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等文种。校党委、校行政制定的“办法”、“细则”、“规程”等规章制度，统一用“通知”印发。

第七条  校内职能部门行文，根据其职权范围确定。纪委、学校办公室可以对校内各部门行文；团委可以对各团总支、团支部行文；其他部门不得擅自行文。其他部门确因工作需要必须行文的，要以校党委或校行政的名义发文，并由学校办公室统一编号印发；一般公文由学校办公室转发。除校党委、校行政可以对外行文外，其他部门不得对外行文。

四、收文办理

第八条  收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办过程。

第九条  学校办公室保密办负责接收上级部门和外单位发送给学校的文件、信函等。学校办公室保密办的机要人员每周到咸宁市委、市政府机要部门和公文交换站领取1次文件（特殊情况按通知时间领取）。领取文件时要认真检查核对来文机关、文件序号、份数、密级等内容，确认无误后方可签收。

第十条  各职能部门收到上级机关来文，应立即送交学校办公室保密办登记，机要件送学校办公室保密办登记。

第十一条  保密办收到的文件、信函，如收件人署领导同志个人姓名的，须送领导同志拆封。

第十二条  校内各部门的请示、报告、意见等应送学校办公室保密办登记，按“一事工作法”（即一事一报、专人负责、按时完成）的程序办理，不得直接送领导者个人。

第十三条  学校办公室保密办签收的来文（包括校内各部门的请示、报告、意见等），登记后贴上收文处理签，送学校办公室主任拟办，然后根据主任的拟办意见，送有关校领导批示或交有关部门办理。

第十四条  各部门对保密办送达的办件或阅件要按照文件处理的时间要求，及时输出阅知，不得横向传送。保密办要对送出的办件或阅件做好登记，办件要及时催办。对未按时完成的办件，保密办要督促承办部门写出书面理由，并向分管主任汇报，由分管主任督办。

五、发文办理

第十五条  发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十六条  上级来文需要办理并行文的，由承办部门起草；各部门需要以学校名义上报或下发的文件，由相应职能部门起草；涉及两个以上职能部门的，由牵头部门起草，其他部门会签；综合性或全面性的文件，由学校办公室起草。

第十七条  起草文稿必须做到以下几点：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

（二）情况真实、观点明确、条理清楚，文字精练、篇幅力求简洁。

（三）人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；必须使用法定计量单位；文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（五）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十八条  各部门起草的文稿，拟稿人应签名，部门负责人须审查并签名。若内容涉及其它部门，应征求相关部门意见，形成文稿后，相关部门应会签。

第十九条  各部门起草的文稿，如需以校党委或行政名义行文的，须先送学校办公室秘书科登记、初审。初审的重点主要看是否符合本细则第十七条草拟文稿的要求。

初审完成后由秘书科送分管文秘工作的副主任审核，重要公文和综合性公文须送办公室主任审核。审核的重点是：行文是否与国家的法律、法规和方针政策及有关规定相矛盾；是否确需行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；文种及格式是否正确等。

办公室审核无误后，由秘书科送校领导签发。

第二十条  公文签发权限如下：

（一）以校党委名义下发的规章制度、决议、决定、意见等全局性重要文件，由党委书记签发；以校行政名义发布的规章制度、决定、意见等全局性重要文件，由校长签发。涉及某一方面工作的文件由分管副书记或副校长签发。

（二）以校党委或行政名义向上级机关的请示、报告，须经分管副书记或副校长审核后，报党委书记或校长签发。

（三）以学校名义致函不相隶属单位商洽工作、询问或答复问题、请求批准等，报分管副书记或副校长签发；其中重大问题报书记或校长签发。

（四）以学校办公室名义下发的文件，由办公室主任签发；文中如写有“经党委会同意”或“校长办公会同意”，应报分管校领导签发。

（五）“党委常委会议纪要”、“党委会议纪要”、“党委扩大会议纪要”、“党政联席会议纪要”和“校长办公会议纪要”，分别由党委书记或校长签发。“专题会议纪要”，经相关部门会签后，由分管校领导或主持会议的校领导签发。

第二十一条  经校领导签发后的文稿，在负责印制前秘书科要进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十二条  秘书科将复核后的文稿编号后送打印室打印。秘书科根据文件的轻重缓急，安排打印顺序。文件承办部门对文件打印时间有要求的，应及时告知秘书科。文件打印出清样后，秘书科必须认真校对，确认无误后方可缮印、分发、上网。

六、公文管理与归档

第二十三条  公文办毕后，公文的底稿、正本及相关的背景材料，由秘书科负责分类管理。机要文件由保密办负责管理。

第二十四条  机要件处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，机要人员必须做好保密工作，确保党和国家秘密的安全。严禁有关部门和个人复印“三密”文件，确需复印的，须以学校办公室主任批准，保密办统一安排复印。复印的“三密”文件要按原件保密要求保管，并按时交回机要室。

第二十五条  年终秘书科要对当年的公文进行整理、阅卷，并及时送学校档案馆归档。公文归档的范围按档案馆的要求执行。“三密”文件需上交的必须及时上交，不上交的隔年集中销毁一次。

七、附则

第二十六条  本细则自发文之日起执行。

第二十七条  纪委、团委等部门的公文处理参照本细则执行。

第二十八条  本细则解释权属学校办公室。