湖北科技学院会议室管理规定

（湖科办发〔2012〕48号）

为加强学校会议室管理，保证学校会议室设施完好，提高使用效益，特制定本规定。

本规定会议室指行政楼一、二、三号会议室，教三402学术报告厅和图书馆学术报告厅及其接待室，以上会议室由学校办公室统一管理和调配使用。

一、会议室使用范围

供学校会议和活动使用。各部门、各学院内部会议以及学生活动原则上不予以安排。若确属全校性活动和急需性，要经主管领导批准后使用。

二、会议室使用程序

需要使用会议室的部门，其负责人需提前3天到学校办公室申报，办理预约手续，填写《湖北科技学院会议审批单》，由办公室统一协调安排。

三、会议室安排原则

按申请时间先后及会议重要程度安排会议室使用顺序。在安排中，遵循先全局性会议，后各部门会议，先紧急会议，后一般会议的原则。

四、会议室使用要求

1.会议室的会场布置(包括会议横幅等)由使用部门落实，每次会议前，使用部门对会议室内电源、音响、空调等设备以及卫生、通风情况进行检查；会议结束后，使用部门应及时整理会议场地，关闭各种电器、门窗，如发现设备故障和公物损坏应及时报办公室，以便及时修理；会议室内的音响、投影等高档设备由办公室指定专人负责开启，其他人员未经允许不得开用。如擅自开用造成损坏者，照价赔偿。

2.使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室物品带走或挪作他用；

3.办公室安排督促清洁人员做好清洁卫生工作，并做到人走、电源关、门上锁。

五、其他有关事项说明

会议室在不影响学校正常使用和正常工作、生活的情况下，经办公室同意，可以有偿提供给校内外单位使用。收取费用用于支付会议室管理费、清洁费、加班费及会议用品购买等。商业性演出原则上不予以租借会议室。

收费标准：

1.教三402学术报告厅：

校内： 300元/4小时；校外：3000/4小时

2.图书馆学术报告厅：

学术报告:校内500元/4小时；校外5000/4小时

文艺演出:校内1000元/4小时; 校外10000元/4小时

3.若使用不足4小时均按照以上标准收费，超过4小时的按照每小时均价加收费。

六、本规定自2012年1月1日起执行。由学校办公室负责解释。

关于校内会议室使用的几点说明

（2014年5月9日）  

1、所有会议室对内取消收费；对外依旧收费，具体收费标准参照《湖北科技学院会议室管理规定》执行。

2、使用教三402和图书馆学术报告厅需填写《会议室审批单》，请在综办群共享中下载电子版打印后填写。

3、《会议室审批单》需本部门、院部负责人签字同意并加盖公章，同时留下具体负责老师联系方式，再到学校办公室审批。

4、教三402只能用于学术讲座和综合性会议，不能用于表演类活动。

5、所有会议室不准张贴海报、横幅，不许外来设备接入，以防原有设备烧坏，不许用于商业性活动。

6、各部门、院部要自觉维护会议室设备和卫生，禁止在会议室内抽烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

7、各部门、院部要注意安全，节约用电，会议结束后请自觉关闭所有电源及门窗。

8、当会议室使用时间冲突时，应遵循先全校性活动，后部门、院部活动原则。

9、会议室使用实行责任追究制，“谁使用，谁负责”，会议室使用过程中发生事故由使用部门全权负责。