湖北科技学院印章管理及使用暂行规定

（湖科办发〔2014〕70号）

为进一步加强我校各级组织机构的印章管理和使用工作，维护印章的权威性、严肃性和安全性，明确用印审批权限，规范用印程序，增强印章管理人员的工作责任心，根据《中共中央办公厅印发<关于各级党组织印章的规定>》(中办发〔1983〕37号)、《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等有关规定，结合我校实际，特制定本规定。

一、印章的式样和规格

（一）印章的式样。根据《中共中央办公厅印发<关于各级党组织印章的规定>》、《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》要求，党组织印章为圆形，中央刊镰刀锤子图案，图案外刊党组织名称；行政印章为圆形，中央刊五角星图案，图案外刊单位名称；法人代表私章为正方形、楷体或宋体；学位委员会主任手章为长方形、手写字体。

（二）印章的规格。根据《中共中央办公厅印发<关于各级党组织印章的规定>》、《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》要求，校内各党群部门、行政处室、教学院部、直属单位、科研机构、附属单位（以下简称“二级单位”）印章直径为42毫米；校级各种专门委员会印章直径为42毫米。

二、印章的制发、启用

（一）学校党委印章和学校行政印章由上级机关刻制下发。

（二）校内各二级单位、专门委员会印章和各种专用章，根据机构设置文件，由学校办公室统一制发。财务专用章的刻制，应征得财务处同意；合同专用章的刻制，应征得审计处同意。

（三）新刻制的二级单位印章、各专门委员会印章以及专用印章，须由学校办公室下发印章启用，办理领用手续。

（四）如印章损坏需要重新刻制，由二级单位写出书面请示，交学校办公室主任批准后到指定的刻字社刻制。新印章启用时，不发启用通知，旧印交学校办公室。

三、印章的管理

（一）学校党委、行政印章（钢印）和法定代表人印、法定代表人手章、合同专用章、党委办公室和学校办公室印章由学校办公室专人负责管理，湖北科技学院财务专用章由财务处专人负责管理。

（二）学校各专门委员会印章由相关组织机构负责人指定专人管理。

（三）校内二级单位党政印章和各类专用章，由相关单位、部门负责人指定专人管理，一般由办公室主任或综合科科长管理。（校内二级单位公章管理人员名单见附件1）

（四）印章管理人员下班时，均应将印章置于保密室或保险柜、保险箱内，专门加锁，密码要保密。未经领导批准，管理印章人员不得擅自将印章委托他人代管。管理印章人员工作发生变动，应及时办理印章移交手续。印章应及时清洗，勤添印油，确保印章盖得清晰、端正。

（五）因组织机构撤销、名称变更或印章损坏，其印章应随之停止使用并及时移交学校办公室。学校办公室对移交的印章应及时办理注销手续并送档案馆封存。任何部门不得擅自留用旧印鉴。

（六）印章销毁，须经校领导批准，由学校办公室进行销毁登记，纪委监察处派人监销。监销人数须为两人以上。

四、印章的使用

（一）印章使用的原则

1.从严把关。学校各级各类印章的使用均应严格把关，保障每次用印的必要性与正确性的统一。用印时应严格履行审批制度和登记手续。

2.使用与审批分离。学校各级各类印章用印均需有批准权的领导审批，印章管理人员无权擅自用印。审批人不得管理印章。

（二）印章使用的程序

1.以学校党委、行政名义印发正式文件和以学校办公室名义印发正式文件，应按照公文办理规定的程序运转后，方能登记用印。

2.各单位向上级有关部门报送报表、统计资料等，需要加盖学校党政印章的，由各单位填写《湖北科技学院用印申请单》（见附件2），主要负责人初审、签署意见加盖单位印章，并将上报材料报学校办公室信息科核查，报分管或主要校领导审核签字后，方可登记用印。

3.各单位对外报送、提供各种文件，需要加盖学校党政印章的，由各单位填写《湖北科技学院用印申请单》，主要负责人签署意见加盖单位印章，经分管校领导或主要校领导审核签字后，方可登记用印。

4.凡以学校名义签署的各类合同书、协议书及使用学校法定代表人印、手章，由二级单位按照《湖北科技学院合同管理办法》、《湖北科技学院学院招标投标管理办法》相关规定，填写合同审批表，经法定代表人签字同意或凭授权委托书，方可登记用印。

5.下列情况使用学校党政印章、法定代表人印，由相关单位填写《湖北科技学院用印申请单》，主要负责人签字后，提供相应资料，由保密办核对用印内容及数量，方可登记用印：

（1）以学校名义正式发文表彰的荣誉证书用印，以文件为准；

（2）以学校名义正式发文的学生毕业证、学位证用印，以文件为准；

（3）申报科研项目、科研成果、自然基金、专利申请等用印，由科研处审核，分管校领导和校长审核签名；

（4）补办学历证明书、学位证明书用印，由学生工作处（部）、教务处签署意见加盖印章，并由校长审核签名；

（5）因各种原因到档案馆查阅出具的已毕业学生的学籍、学历、成绩等证明材料由档案馆加盖印章，并由校长审核签名。

6.具有湖北科技学院学籍的各类学生的学生证用印，分别由学生工作处（部）、继续教育学院、国际学院加盖单位印章并由校长审核签名，且提供学生名册，方可登记用印。

7.各单位代表学校外出联系工作、开会等，需开具介绍信、证明信者，应填写《湖北科技学院用印申请单》，分管校领导签署意见后，方可登记用印。

8.各教学院部需开具实习或联系实习介绍信，应填写《湖北科技学院用印申请单》，主要负责人和教务处处长签署意见加盖单位印章，经分管校领导批准签字后，方可登记用印。

9.学校师生员工个人需要学校出具相关证明，应由所在单位出具相应文字材料，并填写《湖北科技学院用印申请单》，主要负责人签字（学生由所在院部主要负责人和学生工作处（部）负责人签字），经分管校领导审批后，方可登记用印。

10.凡涉及办理与学校诉讼有关事宜需使用学校印章，经校长批阅并授权后由学校聘任的校内法律顾问统一办理。

11.学院财务专用章和合同专用章的使用，按有关财务管理规定严格执行。

12.因工作需要使用已封存印章，经分管校领导和主要领导批准后，由学校办公室出具书面通知，档案馆按通知事宜登记用印。

（三）用印要求

1.由学校办公室负责保管的印章,用印应在保密室进行；其它各类印章，用印均应在印章保管室内进行。因特殊情况需在上述以外地点使用印章，必须经学校办公室主任批准或本单位、本部门主要负责人批准，由印章管理人到现场用印。

2.用印时要检查印章与落款名称是否一致，保证落款与印章相同。

3.用印要端正、清晰。印章应在落款正中央，上不压正文，下压发文日期。

五、有下列情况之一的，印章管理人员不得用印：

（一）涉及个人法律纠纷等方面的文件、材料；

（二）未经领导签发、批准的文件、材料；

（三）不符合用印程序和规定的文件、材料；

（三）非本校教职工或与本校工作、业务无关的文件、材料；

（四）个人外出联系私事；

（五）空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

六、对违规刻制使用印章和遗失公章者，依据相关规定给予相应纪律处分直至依法惩处。校内各单位均应根据本规定的精神制定相应的制度。

七、本规定自公布之日起执行，原《咸宁学院印章管理与使用暂行规定》（咸学院办发〔2010〕34号）同时废止。

八、本规定由学校办公室负责解释。